La fattura è un documento flessibile, lo è anche il tuo gestionale?
Scritto il 13 December, 2011 - 01:00 by Luca Colli
Qualche mese fa avevamo parlato come fare una fattura che rafforzi la tua immagine e quali accorgimenti stilistici apportare per ottenere un effetto incisivo.
Resta però il fatto che, la fattura, è prima di tutto un documento "serio" con una validità legale. Per questo motivo, nelle grandi aziende è gestita da un apposito reparto amministrativo, mentre le imprese più piccole si affidano alla consulenza di un commercialista.
È un documento piuttosto complicato con voci e obblighi che possono variare secondo la tipologia delle proprie attività: se è vero che la ragione sociale, la partita iva e la descrizione accurata del bene acquistato restano degli aspetti obbligatori per tutte le tipologie, la stessa cosa non può essere detta per la ritenuta, la rivalsa e l'aliquota iva. La burocrazia italiana è un vero groviglio di casistiche ed eccezioni. È ovvio che ci si debba rivolgere a una figura esperta che ci fornisca le risposte di cui abbiamo bisogno, ma gli strumenti professionali per stilare le fatture, sono abbastanza flessibili da rispondere a tutte le esigenze e adattarsi alle direttive che il commercialista c'impone?
La situazione italiana
Come dicevo in apertura stilare una fattura è un’operazione complicata, non si può di certo improvvisare e bisogna per forza di cose rivolgersi a un commercialista per assicurarsi che il documento sia legale.
Per spiegare meglio la complessità e le differenti casistiche che un'azienda può trovarsi ad affrontare, ho preparato tre esempi che mi sembrano particolarmente significativi e diffusi:
- L'Aliquota IVA, dove i generi di prima necessità (alimentari, stampa e benessere) sono soggetti a un’imposta del 4%, i servizi turistici al 10% mentre i restanti beni e servizi devono pagare il 21% (che fino a settembre era il 20% e a breve diverrà 23%, serve quindi uno strumento che possa adeguarsi ai cambiamenti senza alterare le fatture emesse prima). Senza contare che alcune partite iva non sono soggette all'imposta, ma devono recare una frase che avverte di tal esenzione.
- L'Imposta di Bollo, che non va pagata se l'operazione ha un costo inferiore a 77,47€ o se la spesa riguarda alcuni prodotti legati alla sanità.
- La Ritenuta D’Acconto, riguarda unicamente i liberi professionisti che fatturano togliendo dalla somma da ricevere un 20% di tasse, le quali sono versate dal cliente (salvo che non si tratti di un privato) o dal datore di lavoro.
Questi sono solo tre esempi delle innumerevoli casistiche cui un’azienda o un libero professionista può appartenere. Gli strumenti per la creazione automatica delle fatture sono una bellissima comodità, capace di farci risparmiare moltissimo tempo, ma riescono adattarsi alle nostre necessità?
I servizi esteri
Il primo dubbio mi viene quando ci si affida ai grandi servizi esteri, possono aver preso in considerazione tutte le casistiche possibili di tutti i paesi del mondo? Ovviamente la risposta non può che essere No. Anche perché troppa flessibilità farebbe perdere tutti i vantaggi di uno strumento simile.
Gli ottimi servizi quali Freshbooks e Billings hanno brillantemente aggirato il problema consentendoti di modificare in parte il layout per inserire tutto ciò che potrebbe servirti e che loro non hanno previsto. Forse non sarà la soluzione più comoda, ma, grazie a quest’accorgimento anche noi italiani possiamo usare questi servizi senza dover correre il rischio di incappare in qualche problema burocratico.
Un servizio italiano
Ovviamente, il mio consiglio è di guardare anche alle soluzioni Italiane, che saranno sicuramente più piccole, ma che conoscono meglio la nostra realtà: un prodotto pensato da italiani per italiani. Per riprendere l'esempio di prima, se l'aliquota iva aumenta, sono pronti a riadeguare il sistema e a offrirti soluzioni tempestive.
Ovviamente bisogna scegliere con attenzione a chi rivolgersi per assicurarsi che il servizio sia ottimizzato per seguire al meglio i professionisti del tuo settore. Un servizio parecchio mirato su alcune figure professionali ha il vantaggio che consente di fare fatture (e non solo) con estrema semplicità, ma resta appetibile solo per una ristretta cerchia.
La prossima settimana riprenderemo l'esempio di Freshbooks e valutare quali metodi di pagamento è vantaggioso offrire ai nostri clienti.
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