Importazione Clienti da altri gestionali in Kgo

Scritto il 27 May, 2010 - 16:43 by Luca Colli

Kgo permette di importare ed esportare clienti e fornitori da altri gestionali in modo da renderli disponibili nella vostra versione di Kgo! Il nostro consiglio iniziale è quello di esportare i dati dal vecchio gestionale in Excel (o in formato csv) poichè quasi tutti i gestionali hanno questa opzione. Ecco qui un breve riassunto di come dovete procedere:

• esportate i dati dal vecchi gestionale in formato Excel (o csv) come ad esempio anagrafiche fornitori o anagrafiche clienti
• formattarre le colonne come spiegato qui sotto
• importate i file nelle apposite sezioni di kgo

Per compiere queste operazioni è possibile utilizzare programmi come Excel di Office,  Calc di Open office o semplicemente qualsiasi editor di testo.

Importazione ed esportazione Aziende

Le anagrafiche di Kgo si differenziano in Aziende e Referenti, è quindi necessario specificarli separatamente all'interno del file da importare: ogni Azienda può avere infiniti Referenti, ma un Referente può far parte di una sola Azienda. La struttura del file dovrà rispettare perfettamente le colonne che troverete in questo file: Esportazione clienti Kgo gestionale online.csv

Questo esempio inserirà nel database tre aziende che si chiamano Opera srl, Demo srl e Rossi abbigliamento Srl ed un referente associato ad ognuna di esse. Noterete che i campi Indirizzo ed Email sono vuoti: non tutti i campi sono obbligatori, tuttavia alcuni di questi sono richiesti e vanno sempre riportati nella struttura del file, anche lasciando la cella vuota. Per importare clienti dovete rendere le colonne del file che esportate dal vostro gestionale esattamente identiche a quelle del file che potrete scaricare nel link che trovate sopra.

Importazione Aziende con referenti

In fondo all'articolo troverete una descrizione di tutti i campi e altre informazioni che vi potranno essere nella creazione del file di esportazione. Tra le varie funzioni è possibile inserire più referenti per Azienda. Un esempio è presente nel seguente file: Esempio referenti KGO

Nel file è presente un'unica azienda con 3 referenti separati, essi vengono associati in base al codice dell'azienda (AziCodice) che devrà essere unico, non possono esistere due aziende con lo stesso codice altrimenti verranno sovrascitte in automatico da Kgo. Notare che nonostante la terza riga sia compilata solo nella parte del referente (e del codice azienda), le stringhe di delimitazione sono comunque presenti, esse vanno infatti riportate per ogni riga della nostra tabella, altrimenti verrà generato un errore. Notare che l'esempio sopra riportato è corretto, in quanto le email dei referenti sono correttamente inserite. Se non si dispone della mail del referente è possibile inserire una stringa del tipo 1@example.it 2@example.it .

Il campo AziCodice è fondamentale! rappresenta il collegamento tra il vostro file excel e il vostro database online, se un domani vorrete aggiungere, ad esempio, un referente a un'azienda presente nel vostro gestionale online, il campo Azicoze sovrascriverà i dati uguali e inserirà il clienti che non c'erano in passato. Notare nel referente il campo nome azienda (azienda) ed email aziendale (email) sono presenti anche se non sono compilati: questo perché sono campi richiesti , tuttavia visto che esiste già un'azienda con quel codice all'interno del vostro database, si può omettere di compilarli; ma le colonne richieste dovranno sempre essere presenti nel vostro file.

La prima riga

La prima riga del vostro file, come mostrato negli esempi, dovrà sempre contenere i nomi dei campi, adeguatamente separati dalle stringhe separatrici. L'ordine dei campi non è obbligatorio, potete ad esempio mettere prima il nome dell'azienda e dopo il codice, l'importante è che nello scrivere i nomi dei campi vengano rispettati i caratteri minuscoli e maiuscoli, e che tutti i campi richiesti siano presenti. Qui sotto potete trovare una tabelle descrittiva per ogni colonna:

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